Frau Schmidt ist Sekretärin der Firma Bissing. Bissing ist eine kleine Firma und deshalb sagt Frau Schmidt oft, sie ist keine Sekretärin, sondern Personal-, Finanz- und Postabteilung in einem, eben ein „Mädchen für alles“. Zum Glück erleichtern ihr die Softwarelösungen von julitec wie julitecDM die Arbeit.

 

Vor kurzem hat die Firma Bissing, ein Unternehmen mit ca. 20 Mitarbeitern, das Softwarepaket der julitec GmbH erworben, darunter julitecDM, eine Dokumenten-Managementsoftware, die Verwaltung und Ablage von elektronischer und „Papier„-Post sehr vereinfacht.

 

Wie jeden Morgen sichtet Frau Schmidt erst mal die Eingangspost. Jedes Dokument wird eingescannt und damit den Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt. Danach trifft Frau Schmidt anhand der praktischen Vorschaufunktion bereits eine Vorauswahl und ordnet die Dokumente den verschiedenen Mitarbeitern zu.

Die Vorschau arbeitet unabhängig von den jeweiligen Officeprogrammen. Das heisst, egal ob Excel-Tabelle, Word-Dokument, oder PDF-Datei, julitecDM kann unabhängig eine Vorschau erstellen, ohne dass Programme geöffnet werden müssen. So blättert Frau Schmidt durch ihre Akten, als ob diese vor ihr liegen.

 

Danach beginnt Frau Schmidt mit den Abrechnungen. Die Telefonrechnung des Büros kommt ihr diesen Monat außergewöhnlich hoch vor. Sie öffnet im julitecDM den Ordner mit den Telefonrechnungen und stellt durch das Überfliegen der jeweiligen Dokumente in der Vorschau schnell fest, dass tatsächlich der normale Betrag stark überschritten wurde. Frau Schmidt nimmt sich vor, den Chef auf diesen Umstand hinzuweisen.

 

Beim Ordnen der Papiere auf ihrem Schreibtisch bemerkt Frau Schmidt, dass sie eine Seite eines Dokumentes nicht eingescannt hat. Das ist allerdings kein Problem, julitecDM erlaubt ihr direkt in ein vorhandenes Dokument weitere Seiten hineinzuscannen. Schnell ist das erledigt und das Dokument nun mit allen Seiten digitalisiert.

 

Der Chef bittet Frau Schmidt, ihm alle vorhandenen Daten und Dokumente zu Herrn Müller, einem Bewerber, zusammenzustellen, um sich auf das bevorstehende Bewerbungsgespräch vorbereiten zu können. Frau Schmidt öffnet den Ordner „Bewerbungen“ und hat sofort alle relevanten eingescannten Dokumente des Bewerbers auf einen Blick zusammen. Schnell druckt sie die Dokumente direkt aus julitecDM heraus aus und stellt dem Chef ein Dossier zusammen. Dem Bewerbungsgespräch steht nichts mehr im Weg.

 

Frau Meier, die Kollegin von Frau Schmidt, sucht schon seit geraumer Zeit eine wichtige Rechnung, kann diese aber in der Ablage nicht finden. Frau Schmidt gibt in die praktische Suchabfrage von julitecDM wie bei Google den Namen des Adressaten ein und hat nach wenigen Augenblicken alle relevanten Dokumente auf dem Bildschirm. Schnell ist die gesuchte Rechnung gefunden und direkt aus julitecDM heraus per Email an Frau Meier versendet.

 

Kurz vor Feierabend scannt Frau Schmidt alle ausgehenden Briefdokumente ein und legt diese im Ordner „Postausgang“ im julitecDM ab. So kann auch auf die ausgehenden Dokumente jederzeit durch alle Mitarbeiter zugegriffen werden. Dann tütet Frau Schmidt die Originale aus Papier ein und wirft sie auf ihrem Heimweg in den nächsten Briefkasten.