 Basis-Informationen
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Nach welchen Modellen berechnen sich die Lizenzkosten?
julitecDM verwendet sog. „Concurrent User“-Lizenzen. Sie benötigen also nur so viele Lizenzen, wie maximal Anwender gleichzeitig im System arbeiten. Sie können julitecDM also auf beliebig vielen Computern installieren, es aber immer nur auf sovielen Computern gleichzeitig starten, wie Sie Lizenzen erworben haben. |
Welche Lizenzmodelle werden angeboten?
Neben dem Kauf der „Concurrent User“-Lizenzen können Sie diese auch zu günstigen Leasing-Konditionen erhalten. Als Alternative zu den Software-Lizenzen können Sie julitecDM auch als vorinstallierte Hardware-Appliance, also inklusive Server-Hardware, erhalten. Dann müssen Sie den julitecDM-Server lediglich noch an Ihr Netzwerk anschließen; eigene Installationsarbeiten entfallen. |
Welche Preise hat das Produkt?
julitecDM erhalten Sie ab 499,00 Euro netto pro „Concurrent User“. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht für alle Computer Lizenzen erwerben müssen, sondern lediglich für die Anzahl von Benutzern, die maximal gleichzeitig im System arbeiten.
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Wird weitere Software für den normalen Betrieb des Systems benötigt?
Für die automatische Konvertierung von Office-Dokumenten benötigt julitecDM eine installierte Version von Microsoft Office. Ansonsten sind alle weiteren Bestandteile bereits im Lieferumfang von julitecDM enthalten.
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Welche Betriebssysteme werden unterstützt?
julitecDM unterstützt die Microsoft Betriebssysteme Windows 2000 und Windows XP. Da julitecDM auf der neuesten Technologie „.NET“ von Microsoft entwickelt wurde, werden ältere Betriebssysteme leider nicht mehr unterstützt. Sowohl der julitecDM-Server als auch die Clients benötigen also entweder Windows 2000 oder Windows XP. |
Welche Technologie/Architektur wird verwendet?
julitecDM wurde komplett modular und als Client-/Server-Architektur entwickelt. Die einzelnen Server-Module können dabei auch auf unterschiedlichen Rechnern betrieben werden. Damit wird julitecDM skalierbar, da z.B. für jede Konvertierung ein eigener Server eingesetzt werden kann.
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Client und Benutzeroberfläche
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In welchen Modi können Dokumente im Client dargestellt werden?
Der julitecDM-Client zeigt zu jedem Dokument eine Vorschau an, egal, ob das zugehörige Programm auf dem Computer installiert ist. Dokumente können ganzseitig oder in Ausschnitten angezeigt werden. Zusätzlich lassen sich die Dokumente im Original-Format öffnen, wenn die zugehörige Anwendung installiert ist.
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Besitzt der Client einen applikationsunabhängigen Viewer für verschiedene Formate?
Ja, in julitecDM werden alle Dokumente mit einer Vorschau angezeigt, egal, ob das zugehörige Programm auf dem Computer installiert ist. Die automatischen Konverter von julitecDM halten jedes Dokument zusätzlich als TIFF- und PDF-Datei vorrätig.
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Können unterschiedliche Dokumentenformate im Client betrachtet werden?
Ja, in julitecDM werden alle Dokumente mit einer Vorschau angezeigt, egal, ob das zugehörige Programm auf dem Computer installiert ist. Die automatischen Konverter von julitecDM halten jedes Dokument zusätzlich als TIFF- und PDF-Datei vorrätig. |
Kann die Darstellung der Dokumente vergrößert und verkleinert werden?
Neben der ganzseitigen Darstellung der Dokumente können diese standardmäßig in Seitenbreite oder mit benutzerdefiniertem Ausschnitt angezeigt werden. |
Kann die Darstellung der Dokumente gedreht werden?
Dokumente können in 90°-Schritten gedreht werden. So können auch nachträglich noch Hoch-/Querformat-Korrekturen durchgeführt werden. |
Werden zugehörige Meta- und Indexinformationen zum Dokument angezeigt?
Die Meta- und Indexinformationen werden im Eigenschaften-Fenster des Dokuments angezeigt, das einfach über den Button „Eigenschaften“ erreichbar ist.
g. Können Dokumenten Notizen, Markierungen o.ä. hinzugefügt werden?
Zu jedem Dokument können benutzerspezifische Notizen hinzugefügt werden. |
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Indizierung
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Welche Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
julitecDM nimmt alle Dokumente automatisch in den integrierten Volltext-Index auf. Egal ob eingescannte Dokumente oder elektronische Dokumente wie Microsoft Office oder PDF-Dateien, es steht immer eine Volltextsuche – vergleichbar mit Google – zur Verfügung. Zur manuellen Indizierung kann der Anwender eigene Metadaten-Felder definieren.
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Welche manuellen Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
Der Anwender kann beliebig viele manuelle Metadaten-Felder in julitecDM anlegen. Diese kann er selbst mit Informationen füllen. In Entwicklung befindet sich eine automatische Ausfüllhilfe, die zum Beispiel den Adressat von Briefen und Faxen automatisch zuordnet. |
Welche automatischen Indexierungsmöglichkeiten bietet das System?
In Entwicklung befindet sich eine automatische Ausfüllhilfe, die zum Beispiel den Adressat von Briefen und Faxen automatisch zuordnet. |
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Suche und Retrieval
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Besitzt die Lösung eine integrierte Retrievalfunktionalität?
julitecDM enthält eine vollwertige Volltext-Suchmaschine. Egal ob eingescannte Dokumente oder elektronische Dokumente wie Microsoft Office oder PDF-Dateien, es steht immer eine Volltextsuche – vergleichbar mit Google – zur Verfügung. |
Welche Suchalgorithmen sind im System möglich?
Für die Suche stehen alle Möglichkeiten einer Volltextsuche zur Verfügung: Neben allen boole’schen Operatoren (und, oder, nicht) sind Klammerung und Trunkierung möglich. |
Können Suchanfragen zur Wiederverwendung gespeichert werden?
Suchanfragen werden während eines Arbeitstages dauerhaft gespeichert und können auf Mausklick wieder geöffnet werden. Auf Wunsch können Suchanfragen auch dauerhaft gespeichert werden. |
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Archivierung und Datensicherung
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Lassen sich Teil- und Gesamtsicherungen des Systems erstellen?
Gesamtsicherungen lassen sich auf jedem Backup-Medien erstellen. Neben herkömmlichen Streamern lassen sich auch CD- und DVD-Brenner oder sonstige optische Medien verwenden.
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Bietet das System Recovery- und Restartroutinen bei Systemausfällen?
Das sehr modulare System überwacht sich permanent selbst. Bei Teilausfällen werden während des laufenden Betriebs einzelne Module automatisch neu gestartet. Ein kompletter Neustart ist daher nicht nötig, der Server kann ohne Probleme weiterlaufen. |
Nach welchen Kriterien lassen sich Datensicherungen durchführen?
Datensicherungen lassen sich über das komplette System durchführen. Einzeln können die Datenbank sowie verschiedene Dateitypen gesichert werden. |
Welche Speichersysteme werden zur Datensicherung unterstützt?
Unterstützt werden alle herkömmlichen Speichersysteme. Neben optischen Speichersystemen wie CD- und DVD-Brenner werden Online-Speichersystemen wie NAS oder SAN unterstützt. |
Welche Ablagestruktur bietet das System?
Eine strukturierte Ablage ist als Ordner-Hierarchie, vergleichbar mit dem Windows Explorer, möglich. Dokumente können dabei in beliebig viele Ordner gleichzeitig einsortiert werden. Zusätzlich steht eine Volltextsuche über den kompletten Dokumenten-Bestand zur Verfügung. |
Wird die unveränderbare Archivierung von Dokumenten unterstützt?
Die revisionssichere Archivierung wird durch die Einbindung revisionssicherer Speichersysteme wie CD-/DVD-Brenner und Jukeboxen unterstützt. |
Welche Konverter für die unveränderbare Archivierung sind vorhanden?
Für die Archivierung stehen alle Konverter von julitecDM zur Verfügung. Alle Dokumente können also als TIFF-, PDF- und PS-Datei zusätzlich zum Original-Format archiviert werden. Die Konvertierung kann mit allen aktuellen Dateitypen, angefangen von Microsoft Office über Open Office bis z.B. WordPerfect umgehen. |
Können Jukebox-Systeme direkt angesteuert werden?
Jukebox-Systeme können über das Dateisystem eingebunden werden. Eine direkte Ansteuerung ist in Entwicklung.
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Dokumenten-Erfassung
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Welche Dokumententypen können importiert werden?
Es können neben eingescannten Dokumenten eine Vielzahl elektronischer Dokumente importiert werden. Angefangen mit allen Microsoft Office-Dokumenten über PDF- und PS-Dateien bis hin zu Open Office oder WordPerfect. Alle Dokument-Typen werden automatisch in eine Vorschau und eine PDF-Datei konvertiert, sodass zum Betrachten das Originalprogramm nicht erforderlich ist!
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In welcher Form werden Dokumente erfaßt?
Neben dem Einscannen können beliebige elektronische Dokumente hinzugefügt werden. Faxe können als TIFF-Dateien hinterlegt werden. |
Wie lassen sich Zusatzinformationen zu Dokumenten erfassen?
Es stehen eine Reihe von Metadaten-Feldern wie Autor, Kommentare, Erfassungszeitpunkt, etc. zur Verfügung. Zusätzlich können eigene Metadaten-Felder definiert und ausgefüllt werden. |
Welche Dokumentverknüpfungen ermöglicht das System?
Dokumente können in beliebig vielen Ordnern gleichzeitig abgelegt, also verknüpft, werden. |
Welche Scannerschnittstellen werden unterstützt?
Neben der TWAIN-Schnittstelle wird die WIA-Schnittstelle ab Windows XP unterstützt. Damit lassen sich alle handelsüblichen Dokumenten-Scanner ohne Probleme ansteuern. |
Welche Korrekturmöglichkeiten bestehen bei Einscannen von Dokumenten?
Eingescannte Dokumente können gedreht werden. Die einzelnen Seiten können auch im Nachhinein noch umsortiert und anderen Dokumenten zugewiesen werden. |
Lassen sich Dokumente teilen bzw. zusammensetzen?
Dokumente lassen sich auch im Nachhinein in mehrere Dokumente aufteilen. Einzelne Seiten können umsortiert und auch zu neuen oder anderen Dokumenten hinzugefügt werden. |
Besitzt das System eine integrierte Texterkennung / OCR?
Es wird die Texterkennung/OCR von Microsoft Office genutzt. |
Können eingehende Faxe direkt in das System übernommen werden?
Faxe können aus einem Ordner des Dateisystems übernommen werden. Die Fax-Software, die für den Empfang der Faxe zuständig ist, muss hierzu lediglich alle Faxe als TIFF-Dateien in einem Ordner ablegen. Diese Funktion unterstützen alle gängigen Fax-Softwarelösungen. |
Können eingehende E-Mails in das System übernommen werden?
Eingehende E-Mails können direkt in julitecDM abgelegt werden. Dabei werden Outlook-E-Mails automatisch konvertiert, sodass eine Vorschauansicht sowohl von der eigentlichen E-Mail als auch von den Dateianhängen möglich ist. Für diese Konvertierung ist ein Microsoft Outlook-Client auf dem Server nötig. |
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Export
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Können externe Applikationen auf die Dokumentendatenbank zugreifen?
julitecDM bietet für den externen Zugriff eine Schnittstelle an. Der Zugriff kann über COM-Objekte oder über SOAP erfolgen. julitecDM ist so modular aufgebaut, dass es ohne Probleme in vorhandene IT-Infrastrukturen eingebunden werden kann.
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Können Dokumente in ein verarbeitbare Formate exportiert werden?
Alle Dokumente werden durch die automatischen Konverter von julitecDM stets im TIFF- und PDF-Format vorgehalten. Dadurch können Sie jedes Dokument z.B. per E-Mail als PDF versenden. |
Können Dokumente als Fax versendet werden?
Für den Versand von Dokumenten als Fax greift julitecDM auf die installierte Fax-Softwarelösung zu. Durch die automatische Vorschauansicht von julitecDM können Sie alle Dokument-Typen per Fax versenden. |
Besitzt das System eine Schnittstelle zur Publikation im Internet/Intranet?
Über unser Zusatzmodul julitecPORTAL können Sie ausgewählte oder alle Bereiche von julitecDM im Internet/Intranet publizieren. Auch dort stehen Ihnen die Vorschauansichten, sowie der Zugriff auf die Original- und PDF-Dateien aller Dokumente zur Verfügung. |
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Versionierung
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Werden alle älteren Versionen eines Dokumentens gespeichert?
Standardmäßig wird nur die aktuelle Version eines Dokuments gespeichert. Auf Wunsch können alle Versionen oder eine vordefinierbare Anzahl von Versionen vorgehalten werden.
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Besitzt das System eine Releaseverwaltung?
Standardmäßig wird nur die aktuelle Version eines Dokuments gespeichert. Alternativ können alle Versionen oder eine vordefinierbare Anzahl von Versionen vorgehalten werden. |
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Systemsicherheit
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Werden Systemoperationen (z.B. Login, Transaktionen) protokolliert?
Zur Datenspeicherung werden Transaktionen eingesetzt, um die Datensichheit und Integrität zu gewährleisten. |
Kann das System Berechtigungen nach Nutzern und Gruppen verwalten?
Dokumente und Ordnen können einzelnen Nutzern oder ganzen Gruppen zum Zugriff zugewiesen werden. |
Wie läßt sich der Zugriffsschutz staffeln?
Die Staffelung erfolgt über beliebig viele Gruppen. |
Werden Dokumente bei Bearbeitung für andere gesperrt?
julitecDM verwendet ein optimistisches Zugriffsverfahren. Beim gleichzeitigen Zugriff „gewinnt“ daher derjenige, der zuletzt auf ein Dokument zugreift. |
Werden elektronische Unterschriften unterstützt?
Elektronische Unterschriften werden noch nicht unterstützt. Dies ist für die Zukunft angedacht. |
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